Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO):
Ployo, Inhaber: Sieyer Ghafoori, Rupertigaustraße 17, 81671 München, E-Mail: info@ployo.io

2. Verarbeitung beim Besuch dieser Website

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server technisch notwendige Daten (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, User-Agent), um die Website bereitzustellen und die Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Server-Logs werden nach 14 Tagen gelöscht.

3. Cookies

Wir verwenden technisch notwendige Cookies für die Anmeldung und Sitzungsverwaltung (Session-Cookies) sowie zur Speicherung Ihrer Cookie-Auswahl; hierfür ist keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Es findet kein Tracking zu Werbezwecken statt und es werden keine Werbe- oder Marketing-SDKs eingesetzt. Eine Basis-Fehlererfassung (Sentry, ohne Session-Aufzeichnung und ohne Performance-Tracing) läuft dabei unabhängig von Ihrer Einwilligung zur Gewährleistung des sicheren Betriebs (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, siehe Ziffer 11). Mit Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner aktivieren wir zusätzlich Session-Aufzeichnung und Performance-Tracing (Sentry, siehe Ziffer 11); diese laufen ohne Ihre Zustimmung nicht. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Seitenfuß ändern. In der mobilen App gibt es keine Cookies; die entsprechenden technischen Funktionen übernehmen Sitzungs-Token im gerätesicheren Speicher (Secure Store), siehe Ziffer 4.

4. Registrierung, Konto und Anmeldung

Bei der Registrierung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Passwort (verschlüsselt gespeichert) zur Bereitstellung Ihres Nutzerkontos (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zur Sicherheit Ihrer Sitzung speichern wir zudem IP-Adresse, Geräteinformationen und Zeitpunkt aktiver Sitzungen. Optional können Sie sich über „Mit Google anmelden“ oder „Mit Apple anmelden“ registrieren und anmelden; dabei erhalten wir von Google bzw. Apple Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse (bei Apple ggf. eine von Apple bereitgestellte Weiterleitungsadresse). Zusätzlich können Sie eine Zwei-Faktor-Authentisierung (TOTP) aktivieren; dabei verarbeiten wir ein Geheimnis zur Erzeugung der Einmalcodes, das ausschließlich der Kontosicherheit dient (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Personal- und Beschäftigungsdaten in der App (Ployo als Auftragsverarbeiter)

Nutzt Ihr Arbeitgeber Ployo zur Personalverwaltung, verarbeiten wir in seinem Auftrag als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) insbesondere folgende Datenarten. Verantwortlicher für diese Daten ist Ihr Arbeitgeber, nicht Ployo; Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) zwischen Ployo und dem jeweiligen Unternehmen.

• Stammdaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Anschrift, Geburtsdatum, Benutzerkennung sowie Mandanten-, Standort-, Team- und Rollenzuordnung.
• Notfallkontakte: von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber hinterlegte Kontaktdaten für den Notfall.
• Beschäftigungsdaten: Vertrags- und Anstellungsdaten sowie Gehaltsabrechnungen, soweit über die App bereitgestellt.
• Schicht- und Arbeitszeitdaten: Schichtpläne, Arbeitszeiten, Wunschfrei- und Urlaubsanträge.
• Gesundheitsdaten (besondere Kategorie, Art. 9 DSGVO): Krankmeldungen und ärztliche Atteste. Deren Verarbeitung stützt sich auf Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. arbeits- und sozialrechtlichen Pflichten (u. a. Entgeltfortzahlung) und wird technisch besonders geschützt (siehe Ziffer 8).
• Dokumente: von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber hochgeladene Dateien, z. B. Ausweisdokumente, Zertifikate, Verträge und sonstige Personalunterlagen.
• Support- und Info-Anfragen: von Ihnen über die App eingegebene Anfragen und Mitteilungen an Ihren Arbeitgeber.

Empfänger dieser Daten sind ausschließlich befugte Personen bei Ihrem Arbeitgeber (entsprechend der in der App vergebenen Rollen und Berechtigungen) sowie die in Ziffer 9 genannten technischen Dienstleister von Ployo, soweit sie zur Bereitstellung der App erforderlich sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Push-Benachrichtigungen und Geräte-Token

Wenn Sie Push-Benachrichtigungen in der App erlauben, speichern wir ein Geräte-/Push-Token zusammen mit Ihrer Nutzerkennung, um Sie z. B. über neue Schichten, Anträge oder Info-Anfragen zu benachrichtigen (Art. 6 Abs. 1 lit. b, f DSGVO). Der Versand erfolgt über den Push-Dienst Expo (650 Industries, Inc., USA), der die Benachrichtigung an den Push-Dienst des jeweiligen Betriebssystems weiterleitet (Apple Push Notification Service bzw. Firebase Cloud Messaging für Android). Dabei werden der Benachrichtigungstext (z. B. „Ihr Urlaub wurde genehmigt“) sowie technische Zuordnungsdaten an Expo übermittelt. Das Token wird gelöscht, wenn Sie sich abmelden, die Berechtigung widerrufen oder Ihr Konto löschen.

7. Kamera- und Fotozugriff

Für das Anhängen von Krankmeldungen/Attesten und sonstigen Dokumenten können Sie in der App die Kamera oder Ihre Fotobibliothek nutzen; Dateien lassen sich zudem über den System-Dokumentenpicker auswählen. Der Zugriff erfolgt ausschließlich auf von Ihnen aktiv ausgewählte Aufnahmen bzw. Dateien (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und wird erst beim tatsächlichen Gebrauch dieser Funktion angefragt. Mikrofon-, Standort-, Kontakt-, SMS- und Telefonberechtigungen fordert die App nicht an.

8. Technische Sicherheitsmaßnahmen

Sitzungen werden über sichere, httpOnly-Cookies bzw. – in der mobilen App – über den gerätesicheren Secure Store verwaltet. Gehaltsabrechnungen und andere sensible Dokumente werden ausschließlich über unseren eigenen Server ausgeliefert, nicht über öffentlich erreichbare Links. Zugriffsrechte richten sich nach den in der App vergebenen Rollen; ein normaler Mitarbeiterzugang kann nicht auf fremde Personalakten, Krankmeldungen oder Gehaltsabrechnungen zugreifen. Ordner in der zentralen Dateiablage können zusätzlich mit einer PIN geschützt werden. Sämtliche Übertragungen erfolgen verschlüsselt (TLS).

9. Hosting und Speicherorte

Unsere Anwendung wird bei Host Unlimited am Standort Frankfurt am Main (Deutschland) betrieben. Hochgeladene Dokumente werden in einem S3-kompatiblen Objektspeicher von OVHcloud am Standort Frankfurt am Main (Deutschland) gespeichert. Mit allen Dienstleistern bestehen Auftragsverarbeitungsverträge.

10. E-Mail-Versand

Für Transaktions-E-Mails (z. B. Passwort zurücksetzen, Einladungen, Kontolöschung) nutzen wir Proton AG (Schweiz). Dabei wird Ihre E-Mail-Adresse an diesen Dienstleister übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

11. Fehler- und Performance-Monitoring (Sentry)

Mit Ihrer Einwilligung über den Cookie-Banner setzen wir Sentry (Functional Software, Inc., mit Datenverarbeitung in der EU) zur Erkennung und Behebung technischer Fehler ein, sowohl auf der Website als auch in der mobilen App. Dabei können Fehlermeldungen, technische Metadaten und – bei aktivierter Session-Aufzeichnung nach Fehlern – eine Aufzeichnung der Bildschirminteraktion übertragen werden (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Formulareingaben, HTTP-Bodies, Datenbankwerte und Cookies sind von der Übertragung ausgeschlossen. Basis-Fehlererfassung ohne Session-Aufzeichnung und ohne Performance-Tracing läuft unabhängig von Ihrer Einwilligung, um den sicheren Betrieb der Anwendung zu gewährleisten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zusätzlich können die App-Stores (Apple, Google) sowie unser Build-Dienstleister Expo/EAS technische Absturz- und Diagnosedaten zum Produktions-Build erheben; hierfür gelten deren eigene Datenschutzhinweise. Unabhängig davon setzen wir Expo (650 Industries, Inc., USA) als Zustelldienst für echte Push-Benachrichtigungsinhalte ein – siehe Abschnitt 6.

12. Zahlungsabwicklung (Stripe)

Für die Abrechnung kostenpflichtiger Pläne setzen wir den Zahlungsdienstleister Stripe Payments Europe, Ltd. ein. Dabei werden die zur Zahlungsabwicklung erforderlichen Daten (u. a. Rechnungsadresse, Zahlungsdaten) an Stripe übermittelt (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Es gelten ergänzend die Datenschutzhinweise von Stripe.

13. Speicherdauer und Löschung

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Abrechnungsrelevante Unterlagen (z. B. Gehaltsabrechnungen, Verträge) unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (i. d. R. bis zu 10 Jahre, §§ 147 AO, 257 HGB); Krankmeldungen/Atteste und sonstige Personalunterlagen werden entsprechend der arbeitsrechtlichen Aufbewahrungspflichten Ihres Arbeitgebers gespeichert. Audit- Protokolle werden gemäß der im jeweiligen Arbeitsbereich konfigurierten Aufbewahrungsfrist automatisch entfernt.

Ihren Konto-Zugang (Zugangsdaten, aktive Sitzungen, Social-Login-Verknüpfungen, Push-Token) können Sie jederzeit selbst löschen: in der App unter „Konto & Sicherheit“ oder ohne Anmeldung über ployo.io/konto-loeschung. Ihre Personalakte (Stammdaten) bleibt davon unberührt und verbleibt bei Ihrem Arbeitgeber, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten dies erfordern; er entscheidet über deren Löschung im Rahmen dieser Pflichten.

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Einen Export Ihrer eigenen Kontodaten können Sie über Ihr Konto anfordern. Zudem haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO). Kontaktieren Sie uns hierzu unter info@ployo.io.

15. Werbung und Tracking

Ployo setzt keine Werbe- oder Tracking-SDKs Dritter ein und verkauft keine personenbezogenen Daten. Auf den öffentlichen Seiten (Startseite, Anmeldung, Registrierung, Impressum, Datenschutz, AGB, Kontakt) zählen wir Seitenaufrufe rein anonym auf eigener Infrastruktur mit: gespeichert werden nur der aufgerufene Pfad, der Hostname eines eventuellen Verweisers (nie die vollständige Verweis-URL) und der Zeitpunkt – keine IP-Adresse, keine Cookie- oder Geräte-ID und kein Personenbezug. Da keine personenbezogenen Daten verarbeitet werden, ist hierfür keine Einwilligung erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TTDSG, Art. 6 DSGVO nicht einschlägig). Die Datensätze werden nach 13 Monaten automatisch gelöscht. Sollten künftig personenbezogene Analyse- oder Marketing-Dienste ergänzt werden, wird diese Erklärung vorab aktualisiert und – soweit erforderlich – Ihre Einwilligung eingeholt.